Contrats, avenants, courriers, attestations. Classés automatiquement, consultables sans téléchargement, partageables avec une trace.
Je veux une démoLa règle de classement fait le travail. Vous ne cherchez plus dans quel dossier partagé se trouve la dernière version d'un avenant.
Le mode dossier pour une organisation structurée, le mode tableau pour une vue globale et rapide. Vous choisissez selon ce que vous cherchez.
Les contrats, avenants et courriers de départ s'ouvrent en prévisualisation. Plus de fichiers qui s'accumulent dans les téléchargements de chacun.
Depuis la fiche du collaborateur, un document part avec un accusé de lecture ou une demande de signature, et son statut reste suivi.
Un espace documentaire ne se limite pas au dossier du personnel.
Accords, règlement intérieur, notes de service : votre entreprise dispose de son espace de stockage, au même titre que chaque collaborateur. Un complément utile à l'affichage obligatoire.
Chaque collaborateur retrouve ses documents personnels dans son espace, depuis son ordinateur ou l'application mobile. Les bulletins déposés par votre gestionnaire de paie y sont mis à disposition chaque mois.
À partir de modèles personnalisés, la rédaction des documents RH s'automatise : attestations, contrats, avenants. Le document part ensuite en signature électronique.
Les deux exigences coexistent. Le paramétrage par type de document permet de les tenir ensemble.
Pour chaque type de document, vous définissez s'il est anonymisable ou non. Vos obligations de conservation et vos obligations d'effacement ne s'appliquent pas aux mêmes pièces : le réglage se fait au bon niveau, pas globalement.
Les documents restent hébergés en France.
Consulter ses documents en ligne, sans avoir à les réclamer
Un aperçu des pièces jointes directement dans les écrans de validation
Un classement automatique par type, et un journal des consultations
On vous en dit plus sur la gestion documentaire
Tout le monde stocke déjà ses documents RH quelque part. Le problème apparaît le jour où il faut produire l'avenant signé en 2022, prouver qu'une attestation a bien été transmise, ou effacer les pièces d'un ancien salarié sans toucher à ce qui doit être conservé. C'est à ce moment que l'on mesure la différence entre un dossier partagé et une gestion documentaire.
Un document mal rangé est un document perdu. Plutôt que de compter sur la discipline de chacun, une règle de classement peut être configurée par type de document : le contrat, l'avenant, le justificatif d'absence ou la pièce jointe d'une habilitation arrivent au bon endroit du dossier sans manipulation.
Deux modes d'affichage cohabitent, le mode dossier pour une organisation structurée et le mode tableau pour une vue globale et rapide. Les pièces jointes sont également disponibles en colonnes de liste, ce qui évite d'ouvrir chaque fiche pour savoir ce qu'elle contient.
Chaque téléchargement crée une copie qui échappe au système et vieillit dans le dossier local de quelqu'un. Les contrats, avenants et courriers de départ s'ouvrent en prévisualisation directe, et les justificatifs s'affichent en aperçu dans les écrans de validation des absences.
Moins de copies en circulation, c'est moins de versions contradictoires et un risque réduit sur des documents qui contiennent des données personnelles.
Transmettre un document et pouvoir le prouver sont deux choses différentes. Depuis la fiche du collaborateur, un document part avec un accusé de lecture ou une demande de signature, et son statut reste suivi. Les liens de partage disposent d'un journal des consultations.
L'anonymisation se paramètre par type de document, ce qui permet de tenir des obligations opposées : conserver ce qui doit être prouvé, effacer ce qui doit l'être. Les données restent hébergées en France. Voir aussi sécurité et conformité.
Nicoka SIRH est éditée et hébergée en France, au service de plus de 250 clients dans 30 pays, pour 6 800 collaborateurs gérés. Pour aller plus loin : le socle RH, données collaborateurs, sécurité.
Apportez vos types de documents et vos règles de conservation. Nous montrons le classement, le partage tracé et la signature de bout en bout.
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