La note de frais, simple et rapide

Vos collaborateurs engagent régulièrement des dépenses professionnelles, alors, facilitez leur les démarches de remboursement. Collecte, vérification, remboursement des dépenses, imputation comptable, stockage des justificatifs : une gestion des notes de frais simple et rapide

Gestion des notes de frais

Simplifiez le remboursement des dépenses professionnelles !

Collecte des justificatifs

Il suffit d’une photo ou d’un scan pour transmettre le justificatif (jpg ou pdf) qui permettra d’apporter la preuve de la dépense engagée par le collaborateur.

Via l’application, pré-remplissage du montant et de la date de la dépense et archivage automatique du justificatif.

Approbation

Workflow de validation personnalisable : validation par le N+1 ou par une autre personne, à vous de définir les étapes de validation d’une note de frais.


Envoi automatique d’e-mail et notification à chaque phase. Le collaborateur est informé quand sa note de frais a été validée. 

Remboursement

Deux modalités de remboursement peuvent être configurées : en paie ou par virement (fichier SEPA)
Déterminez le modèle de remboursement qui convient le mieux à votre fonctionnement interne.

Exportez facilement l'ensemble des justificatifs pour les transmettre à votre service comptabilité.

Passez au zéro papier en dématérialisant les notes de frais

Centralisation

Toutes les notes de frais regroupées au même endroit

Synchronisation

Détection des dépenses déjeuner pour déclencher un droit aux tickets restaurant conforme

Centre de coût

Imputation possible par projet

Période d'envoi

Choix de la deadline de transmission des dépenses

Facilitez les demandes de déplacements professionnels avec notre fonctionnalité dédiée (hôtel, taxi, avion…)

Un salarié souhaite prendre le train pour aller à Paris au sein d'un salon professionnel qui aura lieu dans un mois. Il peut transmettre sa demande au référent interne qui la prendra en charge.

Automatisez des approbations dans NICOKA SIRH afin d’anticiper les dépenses de déplacements.

En découvrir plus

Retours d'expérience des utilisateurs

Collaborateur

  • Saisie sur application mobile pratique et intuitive
  • Traçabilité complète de la demande de remboursement
  • Plus besoin de conserver les justificatifs papier

RH

  • Moins de contraintes administratives
  • Réduction du temps de traitement
  • Respect des règles en vigueur

Manager

  • Information instantanée des dépenses à valider
  • Validation en un clic
  • Application fonctionnelle 

Passez à la digitalisation des notes de frais et gagnez en efficacité !

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On vous en dit plus au sujet de la gestion des notes de frais