Le collaborateur photographie, le manager valide, l'équipe RH exporte. Personne ne rassemble plus de tickets dans une enveloppe en fin de mois.
Je veux une démoLa dépense se déclare au moment où elle a lieu, depuis l'application mobile, avec le justificatif photographié dans la foulée.
Le circuit de validation suit votre organisation. Le valideur voit la dépense, son justificatif et son motif, et décide sans réclamer de complément.
Les notes validées partent vers votre comptabilité et votre logiciel de paie, avec le cumul des accessoires de salaire déjà calculé.
Une demande de déplacement validée en amont évite la mauvaise surprise en fin de mois, côté budget comme côté collaborateur.
Le collaborateur annonce son déplacement, le valideur donne son accord, et le budget est connu avant que la dépense soit engagée.
Les avances se suivent au même endroit que les notes, et se soldent automatiquement au remboursement.
Ce qui est cadré en amont ne se discute pas en aval.
Chaque type de dépense porte ses règles et ses limites de remboursement, calées sur vos barèmes et sur les limites admises par l'URSSAF. Le dépassement se voit à la saisie.
Les dépenses portent leur centre de coût et leur code d'imputation. Le fichier généré arrive en comptabilité prêt à être intégré, sans reventilation manuelle.
Un repas d'équipe, un déjeuner déjà couvert par un titre restaurant : ces situations se paramètrent une fois et s'appliquent ensuite sans arbitrage.
Déclarer au moment où la dépense a lieu, justificatif joint
Des workflows paramétrables et un motif de refus explicite
L’export vers vos outils comptables, frais et titres restaurant cumulés
On vous en dit plus sur les notes de frais
Une note de frais coûte rarement cher en soi. Ce qui coûte, c'est le circuit : le collaborateur qui garde ses tickets, le manager qui valide sans contexte, l'équipe RH qui relance, la comptabilité qui ressaisit. Le montant remboursé est souvent inférieur au temps passé à le rembourser.
Tant que la note se remplit en fin de mois, elle est incomplète et les justificatifs manquent. L'application mobile permet de déclarer la dépense sur le moment, avec le justificatif photographié dans la foulée. Les barèmes kilométriques s'appliquent automatiquement, ce qui supprime le calcul manuel et les écarts qui vont avec.
Le collaborateur suit ensuite l'avancement de sa demande depuis son espace, sans avoir à demander où elle en est.
Un valideur qui doit réclamer un justificatif ou un motif retarde tout le circuit. La dépense, sa pièce jointe et son motif sont présentés ensemble, les plafonds et barèmes sont contrôlés en amont, et un refus s'accompagne d'un motif explicite plutôt que d'un silence.
Le circuit de validation suit votre organisation réelle, y compris quand elle comporte plusieurs niveaux ou des règles différentes selon le montant.
Beaucoup de dépenses se décident avant d'être engagées. Les demandes de déplacement permettent de valider en amont, donc de connaître le budget avant qu'il ne soit consommé. Les avances sur frais se suivent au même endroit et se soldent au remboursement.
Les notes validées partent vers votre comptabilité et vers votre logiciel de paie, avec le cumul des accessoires de salaire déjà calculé. Nicoka SIRH prépare et transmet ces éléments, il ne calcule pas la paie.
Nicoka SIRH est éditée et hébergée en France. Pour aller plus loin : déplacements, suivi des rémunérations, application mobile.
Apportez vos barèmes, vos plafonds et votre circuit de validation. Nous déroulons une note complète, de la photo du justificatif à l'export.
Je veux une démo