Le calcul des tickets-restaurant est auotmatisé sur la bases présences / absences de vos collaborateurs
Vous définissez tous les profils d'accès nécessaires, soit par niveau d'accès soit par profil métiers. Chaque profil dispose de droits spécifiques ainsi que de menus personnalisés.
Nicoka SIRH est livré avec des rapports standards de suivi RH : suivi des effectifs, jours travaillés, nombre de poste ouverts, entretiens individuels par type
Vous disposez d'un trombinoscope ainsi que d'un organigramme d'entreprise alimenté par les données collaborateurs.
Toutes les données collaborateurs nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise : données professionnelles, données personnelles, mutuelles, formations, certifications, compétences, contacts d'urgence...
Aussi simple qu'un dossier sur votre ordinateur, vous créez votre dossier du personnel en le paramétrant facilement. L'archivage devient alors un jeu d'enfant.
A l'aide de modèles de documents personnalisés, vous automatisez la rédaction de documents RH (attestations, contrats). Vous pouvez envoyer vos documents en signature électronique avec nos partenaires intégrés.
Votre entreprise dispose d'un espace de stockage dédié tout comme vos collaborateurs. Accords, règlement intérieur, notes internes... Vous avez la possibilité de demander des accusés de lecture aux destinataires.
Nicoka SIRH vous permet de collecter l'ensemble des éléments nécessaires à la paie : absences, notes de frais, temps passés, titre restaurant. Vous savez ainsi précisément ce qui doit être transmis.
La transmission des éléments de paie peut se faire soit par API (interface avec votre logiciel de paie) soit via un expert de fichiers dans un format spécifique. Vous évitez ainsi les doubles saisies et les erreurs possibles...
La distribution des bulletins de salaire se fait via Nicoka SIRH de manière sécurisée sur un stockage dédié à chaque collaborateur. Chaque salarié est notifié et peut accéder à son bulletin via son ordinateur ou l'application mobile Nicoka.
Explorez les rapports standards Nicoka SIRH à votre disposition : suivi des effectifs, jours travaillés, nombre de postes ouverts au recrutement, entretiens individuels par type ...
Via une sélection de critères de votre choix, vous configurez différents types de rapports (liste, indicateurs, histogramme, camemberts, courbe) afin d'avoir mes visuels les plus adaptés en fonction de la donnée à exploiter.
Un rapport conçu avec Nicoka SIRH est téléchargeable au format Excel afin de retravailler les données si besoin. Vous pouvez également donne accès à vos reportings en attribuant des droits d’accès sécurisés par collaborateur ou par service.
En quelques clics soit via l’application Nicoka soit via son espace Nicoka SIRH, vos collaborateurs posent leur demande de congés et peuvent suivre en temps réel le statut d'approbation.
Vous et vos collaborateurs pouvez accéder à l'historique des demande de congés, leur statut, les compteurs utilisés et les périodes demandées.
Pour chaque type de congés vous définissez les règles d'acquisitions ainsi que les workflows d'approbation de demande de congés.
Les demandes d’absences sont transmises en paie grâce à un export des éléments. API ou export de fichier
Vos collaborateurs peuvent facilement voir leur soldes à date et en fin d'année selon les types de congés. Une façon simple de mieux prévoir ses projets de vacances.
Grâce à notre rapport standard de décompte du nombre de jours télétravaillés, suivez chaque mois la pratique du télétravail.
Personnalisez vos règles et limites liées à la pratique du télétravail (application de votre Charte télétravail) : nombre de jours hebdomadaires, nombre de jours au bureau, jours interdits, lieux de travail…
Un planning collectif dédié aux présences /absences du bureau. Les managers et les équipes peuvent visualiser rapidement le lieu de travail de chacun.
En fonction du workflow de validation défini, chaque responsable peut valider en quelques clics les feuilles de temps de son équipe.
Paramétrez vos règles de gestion : vous pouvez définir l’unité de mesure du temps par activité et ainsi imputer à la minute, à l'heure, au quart de journée, à la demi-journée ou bien à la journée.
Chaque collaborateur saisit ses temps passés par projets, par activités, par client. Il peut utiliser le glisser déposer pour recopier automatiquement les imputations sans devoir ressaisir jour par jour.
Soignez vos départs en suivant l'avancement des tâches liées à la sortie d'un collaborateur. Chaque tâche peut être affectée à une personne en interne afin de lui notifier son action attendue : une bonne façon de déléguer et de responsabiliser chacun.
Vous souhaitez que vos futurs collaborateurs puissent vous transmettre leurs informations personnelles avant leur arrivée effective ? C’est possible avec l’option préboarding de notre ATS.
Transmettez au futur salarié un lien d’accès et demandez-lui de compléter tous les documents préalables dont vous avez besoin.
Créez votre processus d'intégration et classez vos tâches par catégorie afin d’obtenir un workflow structuré dans lequel chacun est acteur. Déterminez les échéances pour chacune des tâches en fonction de vos impératifs. Paramétrez l’envoi automatique d’un e-mail de bienvenue aux nouveaux embauchés.
Associez les compétences à un collaborateur et effectuez vos évaluations. Cette phase d’évaluation peut avoir lieu à plusieurs moments : à l’embauche, de façon périodique, ou lors de la campagne d’entretiens annuels.
Attribuez les missions en fonction des talents de chacun. Grâce à la matrice de compétences de Nicoka, utilisez les filtres dont vous avez besoin pour identifier le ou les collaborateurs par niveau d’expertise dans un domaine.
Définissez et paramétrez vos compétences de référence (libellé, type, catégorie) ainsi que les niveaux d’évaluation associés.
A chaque étape, vous mesurez l’avancement de votre campagne d’entretien et vous générez des relances si nécessaire.
Créez des modèles d’objectifs pour gagner du temps de saisie. Déterminez les indicateurs standards d’évaluation et restez SMART.
Selon le type d’entretien que vous souhaitez mettre en place, vous pouvez choisir des étapes différentes et attribuez des rôles aux différentes parties prenantes.
Créez votre catalogue de formations et référencez vos organismes favoris dans Nicoka SIRH. Classez vos formations par domaines, par catégorie et paramétrez les coûts.
Collectez et centralisez les demandes de formation émises par les collaborateurs : à l’issue des entretiens & depuis leur espace personnel. Construisez un plan de développement des compétences en phase avec les besoins de vos collaborateurs.
Fluidifiez votre suivi administratif en créant des champs spécifiques à renseigner par session en fonction de vos besoins et votre mode de fonctionnement. Enregistrez l’ensemble des documents associées à une session de formation (convention, programme…).
Créez vos propres questionnaires (par exemple : aménagement du temps de travail, environnement matériel, RSE…) et suivez les résultats pour identifier vos leviers d’actions et ainsi améliorer l'expérience collaborateur.
L’espace Message permet aux employés de disposer d’un moyen de signaler leurs préoccupations de manière anonyme. Cette fonctionnalité « Anonymat » permet d’être en conformité avec les mesures de protection du lanceur d’alerte (LOI n° 2022-401 du 21 mars 2022).
En page d’accueil NICOKA, chaque salarié peut exprimer son humeur du jour et peut aussi transmettre des questions et/ou suggestions à sa Direction.
Deux modalités de remboursement peuvent être configurées : en paie ou par virement (fichier SEPA). Déterminez le modèle de remboursement qui convient le mieux à votre fonctionnement interne.
Il suffit d’une photo ou d’un scan pour transmettre le justificatif (jpg ou pdf) qui permettra d’apporter la preuve de la dépense engagée par le collaborateur. Via l’application, pré-remplissage du montant et de la date de la dépense et archivage automatique du justificatif.
Workflow de validation personnalisable : validation par le N+1 ou par une autre personne, à vous de définir les étapes de validation d’une note de frais. Envoi automatique d’e-mail et notification à chaque phase. Le collaborateur est informé quand sa note de frais a été validée.
L’onglet Rémunération permet au salarié de visualiser la composition de sa rémunération annuelle (fixe + variable).
Nicoka SIRH vous permet de gérer et d'historiser toutes les informations relatives à la rémunération de vos salariés : salaire fixe/variable, primes sur objectif, avances sur frais... L'ensemble de ces éléments est exportable vers votre outil de paie grâce à des interfaces prédéfinies.
Pilotez votre politique de rémunération en créant vos propres tableaux de suivi des évolutions salariales de vos collaborateurs et gérez plus facilement vos campagnes de révision salariale.
Le collaborateur formule sa demande de déplacement en renseignant tous les détails essentiels qui faciliteront les démarches de réservation.
Le référent "Voyages professionnels" contrôle l'ensemble des éléments et vérifie les coûts associés.
Le référent "Voyages professionnels" valide la demande et donne ainsi son engagement quant aux dépenses liées à ce déplacement.
Basculez la demande de déplacement en note de frais et gagnez ainsi du temps dans la prise en charge du remboursement.
Configurez vos applications externes et les types d’utilisateurs autorisés à accéder à celles-ci (droits de lecture et droits de modification).
Affectez les utilisateurs par compte. Déterminez le nom d’utilisateur et demandez à Nicoka de générer un mot de passe sécurisé et unique. Assurez ainsi une gestion fluide des accès.
Suivez les logs d’accès grâce à un écran de synthèse qui enregistre les détails de connexion sur une application (date de connexion, IP de connexion, Nom de l’utilisateur)
Disponible, prêté, perdu, cassé, restitué, sortie du parc :
Vous allez pouvoir optimiser votre gestion et gagner en efficacité afin de réaffecter les équipements.
Organisez facilement les restitutions en cas de départ d’un collaborateur.
Paramétrables par catégorie, les libellés d’équipements sont entièrement personnalisables.
Créez les champs spécifiques dont vous avez besoin afin d’avoir un référencement de votre parc le plus précis possible (N° Version, modèle, marque, immatriculation, Licence…)
Rattachez chacun des équipements à un collaborateur.
Générez une attestation de remise de matériel à partir de notre modèle standard afin d’informer le salarié de ses obligations et de conserver une traçabilité de cette attribution.
Tel un réseau social HSE, suivez les dernières actualités publiées et épinglez les incontournables pour être sûr que personne ne les manque.
Créez les rôles et droits au sein de votre organisation. Choisissez les référents et les membres par domaine et déterminez les différents droits (lecture, modification, suppression).
Importez et partagez vos contenus : images, fichiers ou liens URL. Tout peut être partagé en temps réel dans le domaine HSE de votre choix. Les contenus peuvent passer par une étape de validation du référent afin de mieux maitriser le partage.
Recrutements réguliers ou non, enregistrez vos contenus de postes favoris et choisissez vos flux de diffusion.
Complétez les champs en fonction de vos attendus sur le poste.
Et, multidiffusez sur plus de 130 jobboards partenaires (APEC, Indeed, Linkedin) ainsi que sur votre site carrière.
Améliorez l’expérience candidat en créant un processus plus fluide et des templates de mails en fonction des étapes. Les managers peuvent participer activement aux étapes de recrutement (qualification des CV, entretiens, compte-rendu échange …) et vous pouvez suivre leurs actions.
Nous avons su nous adapter aux transformations du marché du recrutement et aux enjeux de sourcing grâce au développement d’un Plugin qui permet de créer directement des candidats à partir de vos différents comptes recruteurs (Linkedin, Jobboards).
Questions de pré-sélection, tests de recrutement, évaluations, questionnaire d’entretien, promesse d’embauche : enregistrez toutes les informations liées aux échanges avec les candidats et conservez une CVthèque qualifiée et à jour.