Centralisez, automatisez, pilotez.
Vos dossiers collaborateurs, vos congés, vos temps, vos entretiens et vos formations dans un seul logiciel SIRH, paramétrable module par module, développé et hébergé en France.
4,6 Excellent
Au service de +250 entreprises
accélère votre gestion RHUn socle de deux modules, puis dix à la carte, répartis en trois familles. Choisissez une famille : tous ses modules s'affichent d'un coup.
Les deux modules que comprend toute mise en route : vos collaborateurs et vos documents.
Les absences, les présences et les heures travaillées, du planning annuel au pointage.
Le recrutement, la montée en compétences, les entretiens et les formations.
Les frais, les équipements, la santé au travail et la communication interne.
Des intégrations sur mesure avec les outils essentiels à la gestion RH
Dans beaucoup d'entreprises, les congés sont suivis dans un tableur, les notes de frais arrivent par mail et les contrats dorment dans un dossier partagé. La même information est alors saisie à plusieurs endroits. Un logiciel SIRH réunit ces données au même endroit, les tient à jour et en protège l'accès.
Valider un congé, retrouver un justificatif ou relancer une campagne d'entretiens ne prend que quelques minutes, mais ces tâches reviennent tout au long du mois. Une fois automatisées, ou confiées au collaborateur et à son manager, elles laissent à vos équipes RH le temps de travailler sur la rémunération, le développement des compétences et la fidélisation.
Quand l'effectif n'est pas le même d'un fichier à l'autre, chaque comité de direction commence par un travail de rapprochement. Avec des données tenues à un seul endroit, vos indicateurs restent à jour, vos réunions se préparent plus vite et vous présentez des chiffres dont vous connaissez l'origine.
Vos règles d'acquisition, vos circuits de validation et l'organisation de vos entités se paramètrent depuis l'interface de Nicoka SIRH. Nos équipes construisent ce paramétrage avec vous, pour que l'outil applique les accords que vous avez négociés, tels qu'ils sont.
Que vous comptiez 50 ou 1 000 collaborateurs, Nicoka SIRH se paramètre selon votre organisation, avec ses particularités. Nous accompagnons des entreprises de l’industrie, des services numériques, du conseil et du recrutement, de l’enseignement et des réseaux multi-entités, et nous connaissons les règles propres à chacun.
De 50 à 1 000 collaborateurs, tous secteurs
Chaque mise en place commence par un cadrage avec nos équipes, avant le démarrage : les populations à suivre, les règles à appliquer et les circuits d’approbation à prévoir. Le paramétrage se construit ensuite à partir de ce que vous nous avez décrit.
Le dossier du personnel, les circuits d’approbation et les documents se définissent depuis l’interface.
Le socle RH fonctionne seul ; les modules s’ajoutent au rythme de vos priorités.
Les éléments de paie partent vers votre logiciel, les données reviennent dans vos outils de pilotage.
Ingénierie, environnement, énergie, agroalimentaire
Des habilitations à renouveler à temps pour que les équipes puissent intervenir, et un temps de travail suivi affaire par affaire.
Chaque habilitation porte sa date d’obtention, sa date d’expiration et son statut.
Les visites médicales et les attestations d’aptitude sont rangées dans le dossier de chaque collaborateur.
Le temps se saisit au niveau de détail dont vous avez besoin pour suivre votre activité.
Équipes réparties, télétravail, compétences mouvantes
Un temps imputé projet par projet, des équipes souvent en télétravail et des compétences qui évoluent vite, qu’il faut suivre de près.
Chaque collaborateur saisit son temps par projet, par activité et par client.
Votre charte de télétravail est paramétrée dans l’outil, et un planning commun montre qui est sur site chaque jour.
Vous comparez les compétences de chacun à celles attendues sur son poste, puis vous décidez des actions à mener.
Pour vos propres équipes, celles qui conseillent et recrutent
Vos consultants facturent leur temps, se déplacent souvent chez vos clients, et les garder dans l’équipe compte autant que les recruter.
Le temps passé sur les missions facturées est séparé de celui consacré aux activités internes.
Le collaborateur demande son déplacement, la demande est validée, puis elle devient une note de frais.
L’entretien annuel et le plan de formation se tiennent dans le même outil.
Permanents, vacataires, intervenants, chercheurs
Chacune de ces populations a ses propres droits, ses propres documents et ses besoins de formation, que l’outil gère séparément.
Les champs et les droits se définissent selon le statut de la personne.
Contrats, avenants et attestations se rédigent depuis le dossier du collaborateur et y sont conservés.
Les demandes, les coûts et les remboursements se tiennent au même endroit.
Plusieurs agences, plusieurs sites, des équipes dispersées
Quand l’activité est répartie sur plusieurs sites, chaque responsable voit son périmètre et la direction garde une vue sur l’ensemble.
Les droits se règlent écran par écran et champ par champ.
Le temps est ventilé par client et par projet, puis repris dans vos rapports, agence par agence.
Demandes d’absence, justificatifs et consultation des compteurs se font depuis le téléphone, sans ordinateur.
Ces quinze années sont celles de Nicoka comme éditeur de logiciels de gestion. Le SIRH est né de cette suite et de plusieurs années passées à construire, à comprendre les besoins des équipes RH et à apprendre leurs règles, au rythme de ce que nos clients nous remontaient. Il hérite de la suite le multi-entités, l'analytique, la gestion fine des droits et le socle de sécurité.
Notre logiciel de gestion des ressources humaines se compose comme votre organisation : le socle centralise vos collaborateurs et vos documents. Le reste s'ajoute au rythme de vos priorités, module par module ou d'un seul bloc. Nos consultants SIRH partent de vos besoins réels pour vous proposer la combinaison de modules qui vous correspond, et un abonnement qui reflète ce que vous utilisez vraiment.
Le dossier du personnel tenu à un seul endroit, avec les documents, les contrats et les avenants classés automatiquement, et les tableaux de bord qui s'en nourrissent.
Qui est présent, qui est absent et sur quelle activité, avec vos règles d'acquisition, vos circuits de validation et les compteurs tenus à jour tout seuls.
Les campagnes d'entretiens menées de bout en bout, les compétences comparées au poste occupé, et le plan de formation suivi ligne par ligne, des dates aux coûts.
Une note de frais se saisit en photographiant son justificatif depuis le téléphone, se valide selon vos règles, et alimente ensuite votre logiciel de paie.
Les obligations d'hygiène et de sécurité, la qualité de vie au travail, le parc d'équipements confié à chacun et les accès qui vont avec.
Vos postes ouverts suivis dans le même outil que le reste, de la diffusion de l'offre à l'arrivée du candidat, qui devient collaborateur sans ressaisie.
Contrats, rémunérations, arrêts, entretiens. Ces informations ne devraient jamais quitter le pays, ni servir à autre chose qu'à vous : c'est pourquoi notre SIRH est développé et hébergé en France.
Développé, maintenu et hébergé en France
La solution est écrite par nos équipes, en France. Le support et le service client aussi. Vos données restent en France.
Vos données ne sont pas exploitées
Elles ne sont ni revendues, ni utilisées à des fins commerciales, ni versées à l'entraînement d'un modèle.
Vos obligations RGPD, outillées
Anonymisation paramétrable par type de document, durées de conservation, données accessibles et exportables à tout moment, comme le prévoit le règlement européen sur la protection des données. Le détail de nos engagements est sur la page sécurité.
L'IA avance, vous gardez la main
Vous activez les fonctions assistées que vous voulez, périmètre par périmètre, et vous les coupez quand vous voulez. Elles proposent, vos équipes tranchent : aucune décision RH n'est prise à votre place, ce que l'AI Act européen attend précisément des usages RH.
De l'arrivée d'un collaborateur au pilotage de vos indicateurs RH, le tour du logiciel SIRH sans commentaire.
C'est la question qui décide d'un projet SIRH : vos règles tiennent-elles dans l'outil, ou faut-il les simplifier pour y entrer ? Chez nous, elles tiennent, y compris les accords d'entreprise que vous avez négociés. Le paramétrage se fait depuis l'interface, sans développement spécifique, et sans dépendre de nous pour chaque ajustement.
L'outil s'adapte à vos processus
Règles d'acquisition par type d'absence, workflows de validation à plusieurs niveaux, alertes et modèles de documents. Vous les définissez, vous les modifiez.
Un profil par fonction
Direction, RH, manager, collaborateur : chacun voit son périmètre et rien d'autre. Les menus et les tableaux de bord suivent le profil.
Plusieurs entités, un outil centralisé
Des agences ou des sociétés aux règles locales, consolidées sans ressaisie. C'est le cas d'usage des réseaux et des groupes.
L'outil s'intègre, il ne remplace pas
Le SIRH s'intègre à votre système d'information existant plutôt que de le remplacer.
Un SIRH que seule l'équipe RH ouvre reste une base de données de plus. Ce qui décide du succès d'un déploiement, c'est le nombre de gestes que le manager et le collaborateur font eux-mêmes, sans repasser par vous.
Il pose un congé, envoie une note de frais en photographiant son justificatif, retrouve son bulletin et ses documents. Depuis son téléphone, sans formation.
Il valide en deux clics, voit son équipe et ses absences à venir, mène ses entretiens sur des trames préparées. Il cesse d'être un relais de courriels.
Elle arrête de collecter pour se remettre à piloter. Les effectifs, les compteurs et les campagnes sont justes en permanence, et les rapports se sortent seuls.
C'est l'étape qui inquiète, et c'est celle où nos équipes sont les plus présentes. La durée du déploiement de votre SIRH dépend des modules retenus et du volume de données à reprendre, jamais d'un forfait décidé à l'avance.
Une réunion de lancement, puis vos processus passés en revue un par un.
Votre espace est configuré sur vos processus, pas sur un modèle générique.
Une étape du projet à part entière, préparée avant d'être exécutée.
Des séances à la fréquence qui vous convient, jusqu'à la prise en main.
La même personne vous suit du premier cadrage à la mise en service, puis reste votre point d'entrée.
Le but de l'accompagnement est que vos équipes paramètrent elles-mêmes, sans nous attendre à chaque ajustement.
Inclus dans la prestation, sans surcoût. En ligne à toute heure, au téléphone de 6 h à 21 h du lundi au vendredi.
Recrutement, formations, entretiens et reporting, centralisés dans un seul outil
Elodie Gleonec, spécialiste RH chez Betom Group
« Nous utilisons Nicoka au quotidien et cela nous facilite clairement la vie côté RH. »
« Nous recherchions une solution SIRH capable de structurer et centraliser nos processus RH tout en restant simple d'utilisation pour les équipes. L'enjeu principal était de gagner en fiabilité des données, d'harmoniser nos pratiques et de disposer d'un outil évolutif pouvant accompagner notre organisation dans sa croissance. »
« Nous constatons un réel gain de temps sur les tâches administratives grâce à l'automatisation et à la centralisation des informations. Cela nous permet de nous recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Nicoka contribue également à une meilleure fiabilité des données, mais aussi à une vision plus claire de nos indicateurs RH. »
« Recrutement, suivi du plan de formation, réalisation des entretiens, reporting : tout est centralisé, sécurisé et plus fluide, et on gagne du temps sur l'administratif. En plus, les équipes sont réactives quand on a besoin. Nous recommandons Nicoka les yeux fermés. »
Un SIRH, ou système d'information de ressources humaines, est le logiciel qui rassemble au même endroit les données et les processus RH d'une entreprise : dossiers du personnel, congés et absences, temps de travail, notes de frais, entretiens, formations, compétences, arrivées et départs. Le SIRH Nicoka couvre ce périmètre complet, en mode SaaS et module par module, et il prépare la paie en transmettant les éléments variables à votre logiciel de paie. La liste exhaustive est sur la page toutes les fonctionnalités, et les bénéfices attendus sur pourquoi utiliser un logiciel de ressources humaines.
Aux PME et aux ETI, en France comme à l'international, à partir du moment où le tableur ne suffit plus. Nos clients comptent de 50 à 1 000 collaborateurs, parfois répartis en plusieurs sociétés ou agences. Chaque projet est unique : le prix suit les modules ouverts et l'effectif que vous suivez dans l'outil, pas une tranche décidée à l'avance. Le détail est sur notre page tarifs, et les contraintes propres à votre métier sont traitées secteur par secteur plus haut sur cette page.
Pas nativement : nous ne calculons pas la paie et nous n'éditons pas les bulletins, c'est le métier de votre référent paie et de son outil. En revanche, Nicoka SIRH est interconnecté avec les principales plateformes de paie du marché, et nous nous intégrons à la vôtre de deux façons : par API, avec un envoi automatisé des données collaborateurs et des éléments variables, ou par un export de fichier configuré sur mesure avec vos codes de correspondance. Tout au long du mois, le SIRH collecte ce qui alimente la paie : absences, temps, notes de frais, titres restaurant. Il les transmet ensuite à votre logiciel, ce qui supprime la double saisie, puis il distribue à chaque collaborateur le bulletin produit, en sécurisé, dans son dossier. Le détail figure sur notre page Paie et bulletins, et la marche à suivre technique dans notre documentation d'import paie.
Oui. Le socle RH est le point de départ, le reste s'ajoute à la carte. Beaucoup de nos clients démarrent par les congés et les notes de frais, puis ouvrent les entretiens et les formations une fois l'outil adopté. Vous ne payez pas pour ce que vous n'ouvrez pas.
Cela dépend des modules retenus et du volume de données à reprendre. Nos équipes vous accompagnent sur tout le projet, du cadrage à la formation de vos utilisateurs, et le centre d'aide reste ouvert ensuite. Le plus simple est d'en parler sur vos cas réels lors d'une démonstration.
Oui, c'est une étape du projet à part entière. Dossiers du personnel, compteurs de congés, historiques, documents RH : la reprise est préparée avec vous, puis contrôlée avant l'ouverture aux utilisateurs.
Oui. Les profils d'autorisation se règlent par écran et par champ, et les droits d'accès par profil et par niveau : chaque agence, chaque site ne voit que son périmètre. Les flux d'approbation se définissent par type de demande, et les rapports et exports redonnent à la direction la lecture d'ensemble. L'onglet « Réseaux et multi-entités » du bloc secteurs, plus haut, détaille le sujet.
Vous personnalisez vos menus, vos tableaux de bord, vos circuits de validation, vos alertes, vos modèles d'email, vos documents RH, vos questionnaires, vos évaluations et vos événements automatiques. Sans développement spécifique, et sans dépendre de nous pour chaque ajustement.
En France. La solution est développée et maintenue par nos équipes en France, le support et le service client également. Vos données ne transitent pas hors du pays et ne sont pas exploitées commercialement. Le traitement respecte le RGPD tel que la CNIL le documente, et l'outillage de vos obligations est décrit sur notre page sécurité et conformité.
Nous partons de vos processus, de vos règles de congés et de vos échéances de paie, et nous vous montrons le SIRH paramétré sur vos propres cas. Vous repartez avec un périmètre clair et un calendrier de mise en route.
